101 Løftestænger til øget effektivitet

WHITE PAPER

Alle private virksomheder og offentlige institutioner er løbende underlagt krav om at øge produktiviteten og omkostningseffektiviteten. Kravene til løbende effektivisering er ikke aftaget efter finanskrisen. Tilmed oplever mange virksomheder og institutioner udfordringer og investeringskrav om øget service, kvalitet og salg. Således bliver kontinuerlige effektiviseringer (i form af omkostningsreduktioner) ofte midlet og forudsætningen for fx et salgsfremstød i Asien eller nye investeringer i innovative velfærdsløsninger. Effektiviseringer er derfor ikke længere forbeholdt de pressede industrier (fx luftfart, tele og post), men er i lige så høj grad nødvendige hos virksomheder i velfungerede og voksende industrier.

Effektivisering er relevant for alle

På tværs af de virksomheder og institutioner vi har analyseret og arbejdet med, fordeler motiverne for at arbejde med omkostningseffektiviseringer sig typisk i et eller flere forhold:

  • Omkostningsreduktioner for at øge produktivitet og konkurrencedygtighed
  • Omkostningsreduktioner for at imødekomme institutionelle budgetreduktioner
  • Omkostningsreduktioner for at frigøre ressourcer til vækst og udvikling
  • Omkostningsreduktioner for overlevelse og selvstændighed

Hvor motivationen for at arbejde med effektiviseringer kan variere mellem sektorer, industrier, virksomheder og institutioner, er det derimod vores opfattelse, at der er en høj grad af lighed i, hvor effektiviseringer findes på tværs af det private og offentlige. Relevansen af de forskellige løftestænger er således sjældent sektorafhængige, men afhænger i højere grad af den specifikke kontekst, som virksomheden eller institutionen står i.

Vi har skabt et overblik over, hvor effektiviseringer findes

På baggrund af mere end 30 effektiviseringsprojekter gennemført i de senere år har vi identificeret 101 løftestænger til effektivisering. Løftestængerne er karakteriseret ved at være faktiske effektiviseringsmuligheder fundet i konkrete virksomheder og institutioner. Nogle gange omhandler et projekt organisationens totale omkostningsbase – nogle gange en afgrænset del heraf.

Effektiviseringsløftestængerne vil desuden have forskellig relevans afhængig af organisationen og det omfang, organisationen løbende har effektiviseret tidligere. Når man udvælger 101 løftestænger, vil der altid være nogle, som ikke er med. Kataloget over løftestænger er repræsentativt, men det er ikke nødvendigvis udtømmende. Fælles for udvælgelsen er, at løftestængerne har generel relevans på tværs af flere industrier samt i de fleste tilfælde i den private og den offentlige sektor. Løftestængerne er desuden udvalgt, så de også dækker en række tematiske og funktionsmæssige kategorier og fokusområder.

I alle organisationer er der en risiko for at miste dele af potentialet

Alle løftestænger – uanset hvor relevante de er – indeholder en risiko for, at potentialet løber ud i sandet, inden det er realiseret og rammer bundlinjen. Vores erfaringer viser, at 35-70 pct. af det identificerede potentiale ofte ikke høstes. Vi har gennem interviews med en række virksomheder og institutioner diskuteret, hvor risikoen for dette “varmetab” fra ide til bundlinje alt andet lige er størst, hvad der kan være årsager til det, og hvad der skal til for at sikre værdi-realiseringen.

Implementeringen skal derfor tænkes med ind fra starten

Selvom der altid vil være risiko for varmetab, er der en række analyse- og procesmæssige muligheder i effektiviseringsprogrammer for i sidste ende at sikre så stor en effekt af løftestængerne som muligt. For at sikre at gevinsterne realiseres fremadrettet, er det bl.a. vigtigt, at virksomheder og institutioner, der står over for at skulle gennemføre effektiviseringsprogrammer, tænker implementeringen af løftestængerne ind helt fra start – herunder at der som en integreret del af processen arbejdes aktivt med at sikre ejerskab af de nødvendige forandringer ned gennem hele organisationen. Når alt kommer til alt, så er det også her essentielt, at ledelsen går forrest med et stærkt fokus på performance og forandring.

Effektiviseringer kan baseres på 101 løftestænger

De effektiviseringsinitiativer, der er blevet analyseret i vores gennemgang af effektiviseringsprojekter, spænder bredt – både på tværs af industrier og organisationer. Flere af initiativerne omfatter også flere forskellige løftestænger. For at skabe et overblik over denne variation har vi opdelt løftestængerne i tre overordnede og 11 underordnede funktionsområder, jf. uddybning nedenfor.

De tre temaer – produktionsfaktorer, kerneprocesser og støttefunktioner – er en overordnet opdeling af løftestængerne. Med produktionsfaktorer menes, at omkostningsanalyserne målrettes de inputfaktorer, der er nødvendige for organisationens produktion. Opdelingen i kerneprocesser og støttefunktioner vedrører, om det er selve organisationens udførende enheder og processer, der analyseres, eller om det er de funktioner, der støtter op herom.

Én løftestang er uden for tema, da det som en tværgående løftestang både i sig selv bidrager til effektiviseringer, men samtidig er forudsætningsgivende for at realisere effektiviseringerne ved de øvrige 100 løftestænger. Det drejer sig om løftestand #101 Performanceledelse i virksomheden eller institutionen.

PRODUKTIONSFAKTORER

KERNEFUNKTIONER

STØTTEFUNKTIONER

PERFORMANCELEDELSE

Produktionsfaktorer

Løftestang #01-16

Omfatter alle eksterne omkostninger, hvor der er tilknyttet en faktura – fx de indkøb der er nødvendige for produktionen i form af materialer, rådgivning mv.

Løftestang #17-28

Omfatter omkostniner til materiale og maskiner som fx vognpark, produktionsmaskiner, større investeringer i IT-systemer mv.

Løftestang #29-37

Omfatter omkostninger til husleje og relevante følgeomkostninger som fx vedligehold og service mv.

Løftestang #38-47

Omfatter alle lønomkostninger til personale – herunder kontraktforhold, arbejdstilladelser, persomalefordeling og lønniveau

Kernefunktioner

Løftestang #48-53

Omfatter udviklingsaktiviteterne i organisationen. Erfaringsvist er udviklingen kun afgrænset organisatorisk og som aktiviteter i nogle sektorer og brancher

Løftestang #54-64

Omfatter organisatoinernes kerneproduktion som fx fremstilling af varer eller juridisk sagsbehandling

Løftestang #66-74

Omfatter salgs- og serviceaktiviteter, dvs. typisk udadgående interaktion med kunder og borgere

Løftestang #75-85

Omfatter aktiviteter vedrørende lager og distribution hvor dette ikke er organisationens kerneaktivitet (fx et fragtfirma) men et led i værdikæden

Støttefunktioner

Løftestang #86-95

Omfatter alle administrative aktiviteter som økonomi, HR, kommuikation mv. samt dimensionering af leder/medarbejderratioen i organisationen

Løftestang #96-100

Omfatter alle IT-aktiviteter vedrørende systemer, applikationer og support mv

Performanceledelse

Løftestang #101

Omfatter målstyring og KPI-opfølgning i alle dele af organisationen

De tre temaer er underopdelt i en række kategorier af løftestænger, der afspejler typiske funktionelle skel i en virksomhed eller institution som fx indkøb, salg og service og administration. Funktionsområderne gør det muligt at målrette effektiviseringsindsatsen og adressere et forholdsvist afgrænset område af organisationen og den dertilhørende omkostningsbase. Figuren nedenfor viser funktionsområdernes varierende andele af en typisk organisations samlede omkostninger.

Det bemærkes, at kategorierne ikke er gensidigt udelukkende, idet fx vognpark kan behandles ved hjælp af de mere generelle løftestænger under funktionsområdet indkøb generelt samt mere vognparkspecifikke løftestænger under vognpark og maskiner.

Ligeledes kan organisationens medarbejdere effektiviseres med løftestænger under forskellige funktionsområder. Derfor udgør summen af omkostningsbasen for løftestængerne i alt mere end 100 pct. De anførte overslag over omkostningsbasen er også variationer over et gennemsnit, og forskellige typer af virksomheder og organisationer vil ligge forskelligt i forhold hertil. Fx vil meget kapitalintensive organisationer typisk have større omkostninger til indkøb, vognpark og maskiner, mens lønomkostningen vil være mindre end det her angivne typiske spænd.

Interesseret i at høre mere?

Kontakt Flemming Pedersen på flemming.pedersen@qvartz.com

Download 101 løftestænger til øget effektivitet her.

TAK til de mange beslutningstagere, der villigt lod sig interviewe i forbindelse med dette arbejde. En særlig tak til Carsten Topholt, der var med til at tænke tankerne og gennemføre analyserne i den første fase.