Administration

WHITE PAPER – 101 LØFTESTÆNGER
Løftestang #86-95

Administrationsomkostninger betegnes typisk som de ikke-driftsvendte personaleomkostninger. I udregningen af den egentlige omkostning kan man også tillægge ‘overhead’ – dvs. de omkostninger som direkte forårsages af virksomhedens administrative funktioner (fx kontorhold, husleje mv.). I en udvidet forståelse af administrative udgifter kan man endvidere tillægge omkostninger drevet af administrative aktiviteter (fx ekstern assistance, outsourcede ydelser osv.). Administrative omkostninger findes i centrale enheder som fx personale, kommunikation og økonomi, men de findes også i decentrale driftsenheder, som ofte har ikke-driftsvendte medarbejdere – eller medarbejdere som både er driftsvendte og administrative. Typisk forudsætter en ordentlig omkostningsbaseline inden for administration en stillingtagen til den enkelte medarbejders opgaver og ressourceforbrug hertil.

Effektiviseringsløftestængerne inden for de administrative funktioner deler sig i tre overordnede områder. Den første, procesoptimering, indeholder de klassiske løftestænger, som primært går på at finde en optimal arbejdsgang og sikre, at alle involverede dele af organisationen arbejder på samme måde.

Dette fungerer typisk bedst inden for processer, som gentager sig hyppigt, er kritiske for forretningen og tager tid (fx rapporteringsprocesser eller månedsafslutningsprocessen i økonomi).

Det andet store område er strukturelle tiltag i forhold til ledelse og det generelle serviceniveau til organisationen. Da driftsenhederne sjældent betaler i et 1-til-1-forhold til de administrative aktiviteter, vil det typisk kræve lidt ekstra at sløjfe en rapport, der stadig produceres, eller et tværgående HR-initiativ. Hertil vil der typisk være potentiale i at tilpasse servicetilbud til medarbejdere, som er dyrere, end den værdi de skaber. Endvidere bruges span-of-control-analyser af ratioen mellem ledere og medarbejdere også til at vurdere den rette lederandel, hvilket afhænger af opgaven.

Slutteligt ligger der i større organisationer – specielt de globale – en del organisatorisk optimering. Ofte ses det, at der fx eksisterer en del overlap i aktivitetsniveauet mellem centrale og decentrale administrative enheder. Løftestænger som disse eksekveres ofte som del af en reorganisering.